Para asegurar el mejor funcionamiento de la conferencia y garantizar que los periodistas puedan preguntar todo lo que necesitan saber del entrevistado, se desarrrollaron las siguientes reglas, adaptadas del modelo Bundespressekonferenze (Conferencia de prensa federal, institución periodística de Alemania que funciona desde 1949):
- Presentación de la conferencia: El moderador da la bienvenida al invitado y a los presentes en el auditorio. Formato de entrevista: “esquema minimalista”: “Información – Pregunta – Respuesta” (no hay lugar para debate ni presentaciones en Power point por ejemplo). Si el invitado tuviera alguna declaración que formular o noticia para comunicar, se hará al inicio de la conferencia, antes abrir a las preguntas.
- Moderador, preferentemente un periodista de entre los asistentes, dirige la dinámica de la conferencia, otorgando la palabra a los periodistas, según el orden en que vayan presentando sus preguntas.
- Periodistas: Deben formular las preguntas de manera breve y directa, sin introducciones ni exposición de opiniones personales del periodista. No se permite la repregunta para evitar que se convierta en un diálogo particular, que impediría que la mayor cantidad de periodistas participen con sus inquietudes.
- Entrevistado: El entrevistado puede concurrir con un asesor, si fuere necesario para abundar en algún tema puntual. Todas las declaraciones formuladas en el marco de la conferencia son para ser publicadas, evitando comentarios off the record. La conferencia puede ser grabada y filmada, teniendo como único protagonista al entrevistado al que debe enfocarse en todo momento.
- Preguntas: El temario se centra en temas de interés público y actualidad. Debe evitarse cualquier alusión a cuestiones personales de los periodistas o del entrevistado. Tanto entrevistado como periodistas deben contribuir a que el encuentro se desarrollo en la máxima cordialidad, evitando agresiones o comentarios fuera de lugar. Todas las preguntas se realizan en el marco de la conferencia. Cuando se han agotado las preguntas o el tiempo estipulado de antemano se da por cerrada la conferencia. Una vez finalizada la actividad, el entrevistado no hará declaraciones individuales para un periodista o un medio en particular, dado que el espíritu es que nadie obtenga una información en detrimento de sus colegas.
El apego a las reglas de funcionamiento de la conferencia y de la Declaración de Principios firmada por el Grupo Promotor, garantiza un cordial desarrollo de las conferencias y permite aprovechar al máximo al informante al permitir una mayor cantidad de intervenciones.
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